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3 mejores softwares de gestión de proyectos del 2021

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Los softwares de gestión de proyectos ayudan a los gerentes y equipos de proyectos a cumplir con los requisitos del cliente mientras se mantiene dentro de las limitaciones de tiempo, presupuesto y alcance. Esta aplicación empresarial tiene ventajas, especialmente si se selecciona correctamente para satisfacer las necesidades de una organización.

Las tres principales aplicaciones de gestión de proyectos

Con su combinación de características, las herramientas de gestión de proyectos están ampliando sus funciones y cruzando fronteras, lo que complica aún más el proceso de selección del usuario. Para ayudarlo en este proceso crítico de toma de decisiones, compilamos una lista del mejor software de gestión de proyectos para diversas industrias y necesidades comerciales.

Tara AI

Tara AI | Simple sprint management designed for modern teams
Fuente: Página oficial Tara AI

Tara AI permite a los equipos de software cumplir con las prioridades y enviar lanzamientos hasta diez veces más rápido. Comprenda el rendimiento de la ingeniería de antemano con conocimientos de sprint e informes automatizados en Slack. Dedique menos tiempo a «administrar» y más tiempo a hacer las cosas. Sincronice con Git para administrar sus solicitudes de extracción y confirmaciones junto con sus tareas en un solo espacio de trabajo. Un espacio de trabajo para todos los documentos, sprints y tareas de su equipo, todos integrados con el control de código fuente.

Jira

▷ Gestion de proyectos con Jira Software | empresas y profesionales

Jira es una pieza de software de gestión de proyectos ágil que los equipos de desarrollo utilizan para planificar, rastrear y lanzar software. Es una herramienta popular que fue creada y utilizada por equipos ágiles. Los usuarios generan informes que ayudan a mejorar los equipos y crean sus propios flujos de trabajo, además de crear historias, planificar sprints, rastrear problemas y enviar software actualizado. Se integra con muchas herramientas que permiten a los equipos gestionar sus proyectos y productos de principio a fin como parte de Atlassian. Jira Software está diseñado para ayudar a todos los miembros de su equipo de software a planificar, realizar un seguimiento y lanzar un software excelente. Cada equipo tiene su propio método de envío de software.

Buildertrends

1 Mobile Construction Project Management App | Buildertrend
Fuente: Página oficial de Buildertrends

Buildertrend es el software líder en la industria para constructores, contratistas y remodeladores de viviendas. Nuestro software de construcción es una solución todo en uno, que contiene todo lo que necesita en una sola aplicación de construcción.

El software de gestión de proyectos es un término que se refiere al software que se utiliza para gestionar proyectos.

El software de gestión de proyectos ayuda a los directores de proyectos, equipos y colaboradores individuales con la finalización de tareas, la organización de los requisitos del cliente y la gestión del tiempo, el presupuesto y el alcance.

Las empresas que utilizan el software de gestión de proyectos adecuado se benefician al completar los proyectos a tiempo y dentro del presupuesto. Esta guía analiza los diversos tipos de implementación de la gestión de proyectos, las características clave que se deben buscar y lo que las empresas de todos los tamaños deben tener en cuenta al realizar una compra.

Tipos de implementación de software de gestión de proyectos

Cuando el software estuvo disponible y asequible para las empresas, reemplazaron sus sistemas de seguimiento de proyectos de lápiz y papel por software de gestión de proyectos. Sin embargo, a medida que avanza la tecnología, las aplicaciones de escritorio mejoran en términos de características, escala y seguridad, lo que permite que varios usuarios accedan al software a través de la red de datos de la propia empresa. Cuando la computación en la nube presentó opciones y beneficios, los proveedores de software de gestión de proyectos pusieron sus productos basados ​​en suscripción a disposición de empresas de todos los tamaños a través de Internet. También permitió que más proveedores ingresaran al mercado y ofrecieran una gama más amplia de sistemas.

Software de gestión de proyectos accesible a través de Internet

A través de una suscripción de software como servicio (SaaS), se puede acceder al software de gestión de proyectos basado en la web desde cualquier navegador web conectado a Internet. Estas plataformas en línea sirven a empresas de todos los tamaños y en una variedad de industrias. Los usuarios en varias ubicaciones pueden acceder a la herramienta desde una variedad de dispositivos, incluidos computadoras de escritorio, tabletas y teléfonos inteligentes, para obtener información y estado del proyecto actualizado de una base de datos central.

El software de gestión de proyectos basado en la web actual tiene un conjunto de características robustas que pueden competir con los sistemas empresariales. Muchas de estas aplicaciones incluyen herramientas para visualizar las tareas del proyecto y el progreso de los objetivos, colaborar con compañeros de trabajo, automatizar los flujos de trabajo, compartir archivos, enviar mensajes a los miembros del equipo e integrarse con el correo electrónico. Muchas herramientas de gestión de proyectos basadas en la web, al ampliar sus conjuntos de funciones, también se incluyen en las categorías de software de colaboración o software de gestión de procesos empresariales.

Proyectos Zoho, Proyecto de Microsoft, y Campamento base son ejemplos de software de gestión de proyectos basado en la web.

Software de gestión de proyectos que se instala en el sitio

El software de gestión de proyectos en las instalaciones se instala en el propio servidor de la empresa. El servidor se alojará dentro de su centro de datos y será administrado por su personal de TI. Con frecuencia, las empresas compran una única licencia local y es posible que necesiten comprar mejoras o actualizaciones adicionales.

Las empresas prefieren el software local debido a preocupaciones sobre la seguridad y los costos a largo plazo. Cuando la empresa ejecuta el software en sus servidores privados, tiene un control total sobre el almacenamiento de datos y los protocolos de seguridad. Las empresas con 50, 100 o más usuarios pueden evitar las tarifas de suscripción mensual comprando tarifas de licencia únicas para el software de gestión de proyectos en las instalaciones. También tienen control sobre cuándo programar actualizaciones de software para planificar con anticipación y evitar el tiempo de inactividad causado por una actualización automática del producto inherente a los sistemas SaaS.

Software integrado frente al mejor software de su clase

El software de administración de proyectos actual contiene una variedad de características y herramientas para administrar una amplia gama de alcances de proyectos comerciales. Los proyectos sencillos pueden gestionarse con éxito mediante software especializado. La mejor aplicación de su clase se centra en una sola función, como la gestión de tareas, la programación o el seguimiento del tiempo. La gestión de tareas, los diagramas de Gantt y el seguimiento del tiempo están incluidos en las aplicaciones de la suite integrada. Las empresas prefieren herramientas integradas para una solución unificada que mejora la colaboración, brinda visibilidad y promueve la responsabilidad.

Las nuevas empresas y las pequeñas empresas requieren una solución de gestión de proyectos simple con menos funciones que cubran los conceptos básicos. El software de administración de proyectos simple generalmente incluye administración de tareas, colaboración en equipo, administración de documentos e integraciones de correo electrónico.

Además de las funciones de gestión de proyectos más avanzadas, un software de gestión de proyectos integral incluye más funciones que cubren las funciones básicas de gestión de proyectos, como la programación, la gestión de recursos y la gestión financiera. Una suite de PM será más cara, pero proporcionará estimaciones precisas, control de dependencia, proyectos ilimitados en una sola instancia, seguimiento del progreso en tiempo real e informes completos, lo que justificará el precio más alto. Estas herramientas también requieren más supervisión y tiempo para ser más efectivas en la gestión de proyectos. Las organizaciones y los equipos más grandes, especialmente para proyectos más complejos, prefieren el software de gestión de proyectos integrado.

Software de gestión de proyectos gratuito

Hay un software de gestión de proyectos gratuito disponible para uso doméstico, equipos muy pequeños de 1 a 2 personas y como un sistema de código abierto y gratuito con todas las funciones. Muchas de estas herramientas las proporcionan los proveedores de gestión de proyectos como un nivel gratuito, además de varios niveles de servicio de pago. Los niveles gratuitos pueden tener menos funciones, estar limitados a una pequeña cantidad de usuarios o proporcionar asistencia personalizada limitada. Sin embargo, muchos equipos pequeños y aquellos que recién están comenzando con una nueva herramienta pueden encontrar estas opciones útiles en su proceso de toma de decisiones.

Para equipos grandes que buscan software de gestión de proyectos gratuito, el código abierto es una opción valiosa. Estas herramientas ofrecen las mismas características que una suscripción o una herramienta local, y muchas de ellas son altamente personalizables para varios tipos de proyectos. El acceso al soporte, la asistencia para la implementación y los cambios personalizados, por otro lado, deberán ser administrados por un equipo de desarrollo interno o externo.

Sistemas de gestión de proyectos adaptados a industrias específicas

Dado que no todas las industrias se benefician de un sistema de gestión de proyectos estándar, se desarrollaron herramientas de gestión de proyectos específicas de la industria para reducir la cantidad de personalización requerida en la implementación. La construcción, el desarrollo de software, las finanzas, la atención médica y el derecho tienen características y personalizaciones que los hacen más adecuados para el trabajo de la industria.

Las herramientas de colaboración, el seguimiento de gastos, la gestión de carteras, la gestión de contratistas, la gestión de recursos y otras características son comunes en las herramientas específicas de la industria. Estas herramientas también pueden ayudarlo a administrar un equipo creativo, un equipo remoto o un proyecto especializado como parte de su cartera más amplia.

Características del software de gestión de proyectos

Cuando busque un software de gestión de proyectos, lo más probable es que se guíe por las funciones que ofrece. Las características adecuadas para su equipo vendrán determinadas por el tamaño de su equipo, la complejidad de los proyectos que administra y el caso de uso en el que se utilizará el software.

Gestión de tareas

Las características del software de administración de tareas permiten a los miembros del equipo del proyecto crear, actualizar y administrar el progreso de las tareas durante la vida de un proyecto. Los miembros del equipo pueden utilizar esta función para:

  • Crea dependencias para una tarea.
  • Las subtareas se pueden crear y administrar como subtareas de tareas más grandes.
  • Configure una tarea para que se repita o se repita en una fecha o hora predeterminada.
  • Las tareas deben asignarse a una o más personas.
  • Importe una lista de tareas desde un archivo externo.

Un software de gestión de proyectos debe incluir la gestión de tareas. La gestión visual de tareas está disponible en tableros Kanban, diagramas de Gantt, dependencias en cascada y diagramas de evolución en las mejores herramientas de gestión de proyectos. Estas herramientas proporcionan una representación visual del progreso del proyecto que a menudo es más comprensible que una serie de listas o elementos en una hoja de cálculo.

Las herramientas de colaboración ayudan a completar proyectos complejos

Estas características garantizan que todos los que tienen acceso a una tarea o parte del proyecto puedan comentarla, agregarle activos y marcar cambios en la misma interfaz donde se almacena toda la información del proyecto. Las funciones de colaboración incluyen representaciones visuales de tareas, mensajería, descripciones de tareas, funciones de notación, capacidades de carga de activos, etiquetas, integraciones de correo electrónico, herramientas de calendario y más.

Las herramientas de colaboración permiten que los equipos del proyecto y las partes interesadas se comuniquen entre sí.

  • Intercambio de información
  • Hable al respecto.
  • Envíe comentarios o aprobaciones.
  • Proporcione contexto para los archivos del proyecto.
  • Enviar mensajes directamente

Para cumplir con los plazos, los equipos creativos pueden ejecutar varios proyectos más pequeños al mismo tiempo y utilizar diagramas de Gantt y aprobaciones entre equipos para mantener el flujo de trabajo. Los equipos grandes deben usar herramientas de colaboración para realizar un seguimiento del proyecto, notificar a los miembros del equipo sobre cambios importantes y menores y centralizar los activos.

Documentación para respaldar

La documentación de soporte del software ayuda a los miembros del equipo nuevos y existentes a solucionar problemas dentro del software y a aprender rápidamente a utilizar las herramientas. Las herramientas de documentación y soporte que ayudan a acortar la curva de aprendizaje incluyen las siguientes:

  • Artículos de la mesa de ayuda
  • Videos de asistencia
  • Los seminarios web educativos se llevan a cabo de forma regular.
  • Información sobre herramientas dentro del software
  • Chatbots
  • El soporte telefónico o por correo electrónico está disponible.

Algunas herramientas solo brindan soporte por correo electrónico y teléfono a los suscriptores de pago, mientras que otras solo brindan documentación en línea o foros de clientes para todos los planes. Si cree que su equipo necesitará asistencia personalizada, busque herramientas con altas calificaciones de soporte.

Sincronización de correo electrónico

Las funciones de correo electrónico de una herramienta de gestión de proyectos:

  • Los miembros individuales del equipo deben ser notificados sobre el estado de sus proyectos.
  • Envíe notificaciones a las personas o al equipo completo sobre los próximos plazos, palabras clave o cambios de estado.
  • Cree nuevas tareas o actualice las existentes por correo electrónico.
  • A una tarea existente, agregue comentarios, archivos o etiquetas personalizadas.

Esta función aumenta la productividad de manera significativa porque el usuario puede administrar tareas y actualizaciones desde su bandeja de entrada sin iniciar sesión en la herramienta. Los miembros individuales también deben tener la capacidad de limitar la frecuencia y el tipo de notificaciones por correo electrónico que reciben.

Administración de documentos

Una buena aplicación de gestión de proyectos permite a los equipos almacenar y administrar archivos directamente en la herramienta o integrando una solución de terceros. Las características de gestión de documentos que se requieren en un software de gestión de proyectos son las siguientes:

  • Almacenamiento de documentos centralizado
  • La capacidad de asociar documentos con tareas.
  • La capacidad de anotar y comentar los documentos cargados.
  • La funcionalidad de arrastrar y soltar se utiliza para cargar varios documentos.
  • Organización de documentos dentro de carpetas, proyectos o configuraciones personalizadas
  • Funciones de seguridad que pueden limitar el uso compartido de documentos a un equipo pequeño, un proyecto completo o terceros.

Una aplicación de gestión de proyectos en línea también puede proporcionar espacio de almacenamiento en la nube o integrarse con un servicio de terceros que lo haga. Basecamp es una herramienta de gestión de proyectos que se basa en un documento de proyecto centralizado y también permite la carga de activos.

Gestión de carteras de proyectos

Los equipos grandes que gestionan varios proyectos complejos y simultáneos pueden necesitar realizar un seguimiento de cada uno de esos proyectos por separado y, al mismo tiempo, informar y analizar su progreso. El software de gestión de carteras de proyectos proporciona una interfaz gráfica para que las empresas gestionen varios proyectos dentro de una o más carteras. Los gerentes de proyecto y las partes interesadas pueden obtener una vista de alto nivel del progreso del proyecto, identificar rápidamente los cuellos de botella y profundizar en las áreas problemáticas de cada proyecto. Estas herramientas también son útiles para la asignación de recursos del equipo y el seguimiento de gastos en varios cronogramas de proyectos, ya que pueden mostrar dónde otras personas pueden cubrir la holgura.

La capacidad de escalar es una característica clave del software de gestión de cartera de proyectos. Estas herramientas pueden administrar un número ilimitado de proyectos, cada uno con su propio conjunto de configuraciones y flujos de trabajo, pero también tienen poderosas herramientas de informes que brindan una descripción general de alto nivel. Las funciones de gestión de la cartera de proyectos están disponibles en Microsoft Project, Jira y Wrike.

Aplicación movil

1 Mobile Construction Project Management App | Buildertrend

El escritorio de la oficina ha dado paso al campo para el trabajo de hoy. El acceso móvil a través de aplicaciones nativas de gestión de proyectos beneficia a todo tipo de equipos, pero es especialmente beneficioso para los equipos distribuidos o remotos. Tiene una interfaz y una funcionalidad familiares, lo que permite a los usuarios ponerse al día con el trabajo, realizar un seguimiento del progreso y enviar mensajes a sus compañeros de equipo mientras están en movimiento. Los proveedores de PM brindan soluciones de aplicaciones móviles para una variedad de plataformas y tecnologías, incluidos iOS, Android y HTML5.

API o integraciones de terceros

Las mejores herramientas de gestión de proyectos tienen una base sólida de funciones de gestión de proyectos que permiten a los usuarios gestionar de forma eficaz un proyecto completo. También tiene múltiples integraciones para características y fuentes de datos fuera de la herramienta de gestión de proyectos, ya sea directamente o mediante API. Una solución versátil se puede integrar fácilmente con muchas aplicaciones y servicios comerciales populares, como G Suite, Microsoft 365, Salesforce o Dropbox. Zoho Projects, Wrike, Asana y muchos otros proveedores de gestión de proyectos ofrecen numerosas integraciones para conectarse a varios tipos de software empresarial.

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